Aménager un stand de salon d’exposition n’est pas une tâche facile. Un très petit espace vous est donné. Vous devez ainsi l’exploiter de façon à provoquer un impact immédiat auprès des personnes qui se seront déplacées pour le salon.

Il s’agit d’une tâche difficile que seul un spécialiste comme un designer d’espace peut véritablement réussir. Alors, comment procéder ? Comment être sûr que votre designer saura vous satisfaire ? C’est ce que nous allons voir dans les paragraphes qui suivent.

 

Cahier des charges : un outil nécessaire pour aménager un stand de salon d’exposition

Le cahier des charges est un document nécessaire pour tout nouveau projet. Vous aurez besoin de le rédiger aussi si vous devez confier la réalisation de votre stand de salon à un designer. Ce document joue plusieurs rôles. D’une part, il permet à vous et à toute votre équipe de formaliser vos besoins. Ainsi vous vous assurez que tout le monde est bien d’accord sur ce que vous souhaitez faire.

D’autre part, le cahier des charges est le document qui vous servira à sélectionner le bon designer. Après avoir pris connaissance de ce document, les designers pourront évaluer au mieux ce dont vous avez besoin. Ils pourront donc vous dire s’ils sont ou non en mesure de satisfaire à vos besoins.

Aussi, après sélection du designer qui vous convient, le cahier des charges va permettre d’organiser la relation de prestation tout au long du projet. C’est lui qui permettra de juger la qualité du travail qui se fait par le prestataire.

Vous l’avez donc compris, il s’agit d’un document important, dont le rôle est multiple. Et pour qu’il vous permette de vraiment réussir l’aménagement de votre stand, vous devez prévoir plusieurs points lors de sa rédaction. C’est ce que nous voyons dans le paragraphe suivant.

 

Quoi inclure dans un cahier des charges pour aménager un stand de salon d’exposition ?

Le cahier des charges doit essentiellement présenter votre entreprise, le contexte de participation au salon et les caractéristiques du stand.

Présentation de l’entreprise

Vous devez commencer la rédaction par la présentation de votre entreprise. Cette présentation permettra au designer de bien cerner votre entreprise pour lui aménager un stand qui colle bien avec son image et ses valeurs.

Cette partie du cahier des charges doit donc présenter des éléments tels que votre domaine d’activités, votre notoriété, votre image de marque… Vous devez aussi fournir une description des produits ou services que vous offrez ; et qui feront objet de votre exposition.

Par ailleurs, vous devez mettre l’accent sur le message que vous souhaitez envoyer aux personnes qui feront le déplacement pour le salon. En fonction de cela, votre designer saura comment aménager votre stand pour que le message puisse passer.

 

Le contexte de participation au salon

Ici, vous devez informer sur le salon et les raisons pour lesquelles vous voulez y exposer. Quels buts poursuivez-vous exactement ? Voulez-vous vendre, vous faire connaître, communiquer sur un nouveau produit/service ou simplement vous démarquer de vos concurrents ? Le designer doit en effet savoir exactement ce pour quoi vous voulez aménager un stand à ce salon. C’est cela qui pourra lui permettre de faire les choix nécessaires.

Notons par ailleurs que le profil des visiteurs attendus est également une information capitale. Qui sont ceux qui sont attendus au salon ? Sont-ils des particuliers ou des professionnels ? Que souhaitent-ils venir voir ? Ce sont tous ces éléments qui permettront à votre prestataire de bien faire le travail pour lequel il est sollicité.

 

Caractéristiques du stand à aménager

Après la présentation de l’entreprise et du contexte de sa participation au salon, il faut aborder les spécificités liées à l’aménagement de votre stand. De nombreux éléments devront être abordés ici : les contraintes techniques et l’aménagement du stand.

• Les contraintes techniques

Les contraintes techniques sont celles qui doivent être suivies lors de l’aménagement même du stand. Ce sont les éléments tels que la superficie allouée au stand ; sa disposition (en angle, en ligne, en ilot…) ; les dimensions (hauteur, largeur…) ; etc. Ces contraintes sont souvent imposées par les organisateurs de salon. Vous devez donc vous reporter aux règlements du salon pour la rédaction de cette partie.

Par ailleurs, il est également important de décrire l’ambiance et le style de stand souhaité. Voudriez-vous un stand professionnel, classique, fun ? Voudriez-vous un stand où les visiteurs vont rester longtemps ? Ces informations vont permettre au designer de choisir les outils adéquats.

• L’aménagement du stand

C’est à cette partie que vous mentionnez toutes vos exigences en termes d’aménagement. Quels types de mobiliers souhaitez-vous qu’on utilise ? Doit-il avoir un revêtement au sol ? Doit-on prévoir des accessoires précis (machine à café, réfrigérateur…) ? Quelles sont vos préférences en matière d’éclairage ?

Aussi, si vous avez des exigences visuelles et graphiques, ce sera le lieu de les exposer. Par exemple si vous avez des visuels à intégrer, si vous avez une charte graphique… il faut les notifier ici.

Par ailleurs, si vous aviez déjà vu des stands que vous avez appréciés, n’hésitez pas à indiquer. Cela aidera le designer dans le choix de ses visuels.

 

Que fera le designer après réception de votre cahier de charge ?

Pour vous aménager votre stand de salon, le designer, après avoir bien pris connaissance de vos exigences commencera par concevoir son design. Cette conception se fait à partir de l’identité visuelle de votre marque.

Le design va ensuite servir à réaliser une maquette de votre stand. Le designer peut par exemple vous proposer une maquette 3D afin de vous permettre d’avoir une idée très précise de ce à quoi ressemblera le stand qu’il s’apprête à concevoir. Vous pourrez alors vérifier si cela représente assez bien ce que vous voyez et, si nécessaire, faire des corrections.

Après la validation de la maquette, le designer pourra maintenant passer à l’acquisition des matériaux nécessaires à l’aménagement du stand. Notons que le choix des matériaux se fera en fonction de votre enveloppe budgétaire. D’ailleurs vous devez indiquer votre budget dans le cahier des charges pour permettre au designer de savoir dès le départ, les matériaux vers lesquels il doit se diriger.

Une fois les matériaux acquis et la construction effectuée, il ne restera plus que l’étape de livraison. Vous pourrez alors voir s’il y a des corrections et réceptionner votre stand.

Bullet et associés, designers passionnés, sont à votre écoute pour aménager votre sand de salon d’exposition. N’hésitez pas à nous contacter !

Si vous voulez approfondir, je vous recommande les articles suivants :

• Un article de Chef d’entreprise : Comment aménager son stand à un salon professionnel ?
• Un article de Easy stand : Préparer son cahier de charges pour son stand d’exposition